Cách xóa khoảng trắng trong Pivot Table nhanh nhất

Khi bạn tạo bảng tổng hợp trong Excel, các ô trống có thể xuất hiện nếu bạn có khoảng trống trong nguồn dữ liệu của mình. Đôi khi, từ “trống” xuất hiện trong dấu ngoặc đơn hoặc dấu ngoặc đơn trong ô. Để loại bỏ khoảng trống trong bảng tổng hợp, bạn có thể đặt tùy chọn bảng tổng hợp để hiển thị dữ liệu trong các ô trống, bộ lọc để loại bỏ khoảng trống, áp dụng định dạng có điều kiện, tìm và thay thế khoảng trống, thay đổi cài đặt thiết kế bảng tổng hợp hoặc xóa dữ liệu nguồn.

Lưu ý: Các tab Buttons và Ribbon có thể hiển thị theo cách khác (có hoặc không có văn bản) tùy thuộc vào phiên bản Excel, kích thước màn hình và cài đặt Control Panel của bạn. Đối với người dùng Excel 365, các tab Ribbon có thể xuất hiện với các tên khác nhau. Ví dụ: tab Phân tích Công cụ PivotTable có thể xuất hiện dưới dạng Phân tích PivotTable và nút Tùy chọn có thể xuất hiện trong trình đơn thả xuống PivotTable.

Hiển thị dữ liệu cho các ô trống bằng Tùy chọn

Bạn có thể sử dụng hộp thoại Tùy chọn PivotTable để kiểm soát việc hiển thị các ô trống. Sử dụng phương pháp này nếu các ô trống nằm trong vùng giá trị của bảng tổng hợp.

Để đặt các tùy chọn bảng tổng hợp cho các ô trống:

Nhấp vào bảng tổng hợp.
Bấm vào tab Phân tích công cụ PivotTable trong ruy-băng.
Bấm Tùy chọn trong nhóm PivotTable. Bạn cũng có thể bấm chuột phải vào bảng tổng hợp và chọn Tùy chọn PivotTable từ menu thả xuống. Hộp thoại Tùy chọn PivotTable xuất hiện.
Nhấp vào tab Bố cục & Định dạng.
Kiểm tra Đối với các ô trống hiển thị và nhập dữ liệu vào hộp nhập (chẳng hạn như 0). Điều này chỉ ảnh hưởng đến các ô trong vùng giá trị của bảng tổng hợp, không ảnh hưởng đến vùng hàng hoặc cột.
Bấm OK.

Dưới đây là hộp thoại Tùy chọn PivotTable:

Pivot Table dialog box in Microsoft Excel with option to display data for empty cells.

Trong ví dụ sau, lưu ý các khoảng trống trong vùng giá trị của bảng tổng hợp:

Blanks in an Excel pivot table in the values area.

Sau khi thay đổi các tùy chọn bảng tổng hợp, các ô trống đã được thay thế bằng các số không:

Blanks replaced with zeroes in an Excel pivot table:

Lọc để loại bỏ khoảng trống

Tùy thuộc vào vị trí của các ô có ô trống, bạn có thể lọc để loại bỏ ô trống. Nếu khoảng trống xuất hiện trong các trường tiêu đề hàng hoặc cột, thì tính năng lọc có thể hoạt động tốt.

Để lọc loại bỏ khoảng trống trong trường hàng hoặc cột:

Bấm vào mũi tên ở bên phải của tiêu đề hàng hoặc cột trong bảng tổng hợp. Một menu thả xuống xuất hiện.
Bấm để bỏ chọn hộp kiểm (trống). Bạn có thể cần phải cuộn xuống cuối danh sách.
Bấm OK.

Áp dụng định dạng có điều kiện để loại bỏ khoảng trống

Để áp dụng định dạng có điều kiện để loại bỏ khoảng trống trong bảng tổng hợp:

Nhấp vào bảng tổng hợp.
Nhấn Ctrl + A để chọn các ô.
Nhấp vào tab Trang đầu trong ruy-băng và nhấp vào Định dạng có điều kiện. Một menu thả xuống xuất hiện.
Chọn Quy tắc mới. Một hộp thoại xuất hiện.
Trong hộp thoại, bấm Chỉ định dạng các ô có chứa.
Trong Chỉ định dạng ô với, hãy chọn Giá trị ô bằng và nhập “(trống)”.
Nhấp vào Định dạng. Một hộp thoại xuất hiện.
Nhấp vào tab Số.
Nhấp vào danh mục Tùy chỉnh ở bên trái.
Trong vùng Chung, nhập ba dấu chấm phẩy (;;;). Điều này sẽ định dạng các giá trị dương, âm và không hoặc giá trị trống là trống.
Tiếp tục nhấp vào OK cho đến khi bạn quay lại trang tính.

Dưới đây là hộp thoại Định dạng có Điều kiện:

Conditional formatting dialog box in Microsoft Excel to find blanks in pivot tables.

Hộp thoại Định dạng Ô xuất hiện như sau:

Format cells dialog box in Microsoft Excel with custom format to hide blank cells in a pivot table.

Tìm và thay thế chỗ trống

Bạn có thể sử dụng lệnh Replace để tìm và thay thế các ô trống.

Để tìm và thay thế các khoảng trống:

Bấm vào trang tính với bảng tổng hợp.
Bấm Ctrl + H để hiển thị hộp thoại Thay thế.
Trong hộp Tìm gì, nhập “(trống)”.
Trong hộp Thay thế bằng, hãy nhập khoảng trắng nếu bạn muốn xóa các ô trống hoặc nhập một từ chẳng hạn như “Khác” để thay thế ô trống bằng văn bản.
Nhấp vào Thay thế Al. Nếu bạn muốn thay thế các ô cụ thể, hãy bấm Tìm Tiếp theo rồi bấm Thay thế cho từng trường hợp bạn muốn thay thế.
Bấm OK.

Trong ví dụ sau, chúng tôi đã thay thế các khoảng trống bằng từ “Khác”:

Microsoft Excel Find and Replace dialog box to replace blanks in pivot table.

Thay đổi cài đặt thiết kế bảng tổng hợp

Một số người dùng có thể đã đặt các tùy chọn để hiển thị một hàng trống sau mỗi nhóm giá trị.

Để loại bỏ khoảng trống bằng cách sử dụng cài đặt thiết kế bảng tổng hợp:

Nhấp vào bảng tổng hợp.
Bấm vào tab Thiết kế Công cụ PivotTable trong Ruy-băng.
Trong Nhóm bố trí, hãy chọn Hàng trống. Một menu thả xuống xuất hiện.
Chọn Xóa dòng trống sau mỗi mục.

Xóa các khoảng trống trong dữ liệu nguồn

Một tùy chọn khác là xóa các khoảng trống trong dữ liệu nguồn và nhập một giá trị thay thế. Bạn có thể sử dụng hộp thoại Đi đến Đặc biệt để tìm ô trống và sau đó nhập dữ liệu vào ô trống.

Dưới đây là hộp thoại Đi đến Đặc biệt:

Microsoft Excel Go to Special dialog box.

Để sử dụng Chuyển đến Đặc biệt để tìm khoảng trống trong dữ liệu nguồn và nhập giá trị vào các ô trống:

Chọn phạm vi ô trong dữ liệu nguồn có ô trống hoặc giá trị bị thiếu (phạm vi này thường nằm trong một cột).
Nhấn Ctrl + G để hiển thị hộp thoại Đi tới và sau đó bấm Đặc biệt để hiển thị hộp thoại Đi tới Đặc biệt. Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào tab Trang chủ trong Ribbon và sau đó chọn Chuyển đến Đặc biệt từ trình đơn thả xuống Tìm & Chọn.
Chọn Khoảng trống trong hộp thoại Đi đến Đặc biệt và nhấp vào OK. Excel sẽ chọn tất cả các ô trống trong phạm vi.
Nhập giá trị bạn muốn xuất hiện vào các ô trống, chẳng hạn như “0” hoặc “Khác”. Không bấm vào ô trước. Dữ liệu này sẽ được nhập vào ô hiện hoạt.
Nhấn Ctrl + Enter. Dữ liệu phải được nhập vào tất cả các ô trống.
Nhấp chuột phải vào bảng tổng hợp và chọn Làm mới.

Phương pháp bạn sử dụng để loại bỏ khoảng trống trong bảng tổng hợp tùy thuộc vào khu vực mà khoảng trống xuất hiện.

Cách xóa khoảng trắng trong Pivot Table