Khả năng nhanh chóng nhóm ngày trong Pivot Table trong Excel có thể khá hữu ích.
Nó giúp bạn phân tích dữ liệu bằng cách nhận các chế độ xem khác nhau theo ngày, tuần, tháng, quý và năm.
Ví dụ: nếu bạn có dữ liệu thẻ tín dụng, bạn có thể muốn nhóm dữ liệu đó theo nhiều cách khác nhau (chẳng hạn như nhóm theo tháng hoặc quý hoặc năm).
Tương tự, nếu bạn có dữ liệu trung tâm cuộc gọi, thì bạn có thể muốn nhóm dữ liệu đó theo phút hoặc giờ.
Cách nhóm ngày trong bảng tổng hợp trong Excel
Giả sử bạn có một tập dữ liệu như hình dưới đây:
Nó có dữ liệu bán hàng theo Ngày, Cửa hàng và Khu vực (Đông, Tây, Bắc và Nam). Dữ liệu trải dài trên 300+ hàng và 4 cột.
Dưới đây là một bản tóm tắt bảng tổng hợp đơn giản được tạo bằng cách sử dụng dữ liệu này:
Bảng tổng hợp này tóm tắt dữ liệu bán hàng theo ngày, nhưng nó không hoàn toàn hữu ích vì nó hiển thị tất cả hơn 300 ngày. Trong trường hợp như vậy, sẽ tốt hơn nếu các ngày được nhóm theo năm, quý và / hoặc tháng
Nhóm theo năm trong bảng tổng hợp
Tập dữ liệu hiển thị ở trên có ngày trong hai năm (2014 và 2015).
Dưới đây là các bước để nhóm những ngày này theo năm:
- Chọn bất kỳ ô nào trong cột Ngày trong Bảng Tổng hợp.
- Đi tới Công cụ Bảng Pivot -> Phân tích -> Nhóm -> Lựa chọn Nhóm.
- Trong hộp thoại Nhóm, chọn Năm.
- Trong khi nhóm ngày, bạn có thể chọn nhiều tùy chọn. Theo mặc định, tùy chọn Tháng đã được chọn. Bạn có thể chọn tùy chọn bổ sung cùng với Tháng. Để bỏ chọn Tháng, chỉ cần nhấp vào nó.
- Nó chọn ngày “Bắt đầu lúc” và “Kết thúc lúc” dựa trên dữ liệu nguồn. Nếu bạn muốn, bạn có thể thay đổi những điều này.
- Bấm OK
Điều này sẽ tóm tắt bảng tổng hợp theo năm.
Việc tóm tắt này theo năm có thể hữu ích khi bạn có nhiều năm hơn. Trong trường hợp này, sẽ tốt hơn nếu có dữ liệu hàng quý hoặc hàng tháng.
Nhóm theo các phần trong một bảng tổng hợp
Trong tập dữ liệu trên, sẽ có ý nghĩa hơn nếu đi sâu vào các quý hoặc tháng để hiểu rõ hơn về doanh số bán hàng.
Đây là cách bạn có thể nhóm những thứ này theo phần tư:
- Chọn bất kỳ ô nào trong cột Ngày trong Bảng Tổng hợp.
- Đi tới Công cụ Bảng Pivot -> Phân tích -> Nhóm -> Lựa chọn Nhóm.
- Trong hộp thoại Nhóm, hãy chọn Khu và bỏ chọn bất kỳ (các) tùy chọn đã chọn nào khác.
- Bấm OK.
Điều này sẽ tóm tắt bảng tổng hợp theo quý.
Vấn đề với bảng tổng hợp này là nó kết hợp giá trị bán hàng theo Quý cho năm 2014 cũng như năm 2015. Do đó, đối với mỗi quý, giá trị bán hàng là tổng giá trị bán hàng trong Quý 1 năm 2014 và 2015.
Trong một kịch bản thực tế, bạn có nhiều khả năng phân tích các quý này cho từng năm một cách riêng biệt. Để làm điều này:
- Chọn bất kỳ ô nào trong cột Ngày trong Bảng Tổng hợp.
- Đi tới Công cụ Bảng Pivot -> Phân tích -> Nhóm -> Lựa chọn Nhóm.
- Trong hộp thoại Nhóm, hãy chọn Quanh cũng như Năm. Bạn có thể chọn nhiều tùy chọn bằng cách chỉ cần nhấp vào nó.
- Bấm OK.
Điều này sẽ tóm tắt dữ liệu theo Năm và sau đó trong năm theo Khu. Một cái gì đó như hình dưới đây:
Lưu ý: Tôi đang sử dụng bố cục biểu mẫu dạng bảng trong ảnh chụp nhanh ở trên.
Khi bạn nhóm các ngày theo nhiều nhóm khung thời gian, điều gì đó thú vị sẽ xảy ra. Nếu bạn nhìn vào danh sách trường, bạn sẽ thấy một trường mới đã tự động được thêm vào. Trong trường hợp này, đó là Năm.
Lưu ý rằng trường mới xuất hiện này không phải là một phần của nguồn dữ liệu. Trường này đã được tạo trong Pivot Cache để nhanh chóng nhóm và tóm tắt dữ liệu. Khi bạn hủy nhóm dữ liệu, trường này sẽ biến mất.
Lợi ích của việc có trường mới này là bây giờ bạn có thể phân tích dữ liệu với phần tư trong hàng và năm trong cột, như được hiển thị bên dưới:
Tất cả những gì bạn cần làm là thả trường Năm từ khu vực Hàng xuống khu vực Cột.
Nhóm theo tháng trong bảng tổng hợp
Tương tự như cách chúng tôi nhóm dữ liệu theo quý, chúng tôi cũng có thể thực hiện điều này theo tháng.
Một lần nữa, bạn nên sử dụng cả Năm và Tháng để nhóm dữ liệu thay vì chỉ sử dụng các tháng (trừ khi bạn chỉ có dữ liệu cho một hoặc ít hơn một năm).
Dưới đây là các bước để thực hiện việc này:
- Chọn bất kỳ ô nào trong cột Ngày trong Bảng Tổng hợp.
- Đi tới Công cụ Bảng Pivot -> Phân tích -> Nhóm -> Lựa chọn Nhóm.
- Trong hộp thoại Nhóm, chọn Tháng cũng như Năm. Bạn có thể chọn nhiều tùy chọn bằng cách chỉ cần nhấp vào nó.
- Bấm OK.
Điều này sẽ nhóm trường ngày và tóm tắt dữ liệu như được hiển thị bên dưới:
Một lần nữa, điều này sẽ dẫn đến một trường Năm mới được thêm vào các trường PivotTable. Bạn có thể chỉ cần kéo trường năm vào vùng cột để lấy năm ở dạng cột và tháng là hàng. Bạn sẽ nhận được một cái gì đó như hình dưới đây:
Nhóm theo tuần trong bảng tổng hợp
Trong khi phân tích dữ liệu như doanh số bán hàng tại cửa hàng hoặc lưu lượng truy cập trang web, bạn nên phân tích dữ liệu đó hàng tuần.
Khi làm việc với ngày trong Bảng tổng hợp, nhóm ngày theo tuần hơi khác so với nhóm theo tháng, quý hoặc năm.
Đây là cách bạn có thể nhóm ngày theo tuần:
- Chọn bất kỳ ô nào trong cột Ngày trong Bảng Tổng hợp.
- Đi tới Công cụ Bảng Pivot -> Phân tích -> Nhóm -> Lựa chọn Nhóm.
- Trong hộp thoại Nhóm, hãy chọn Ngày và bỏ chọn bất kỳ (các) tùy chọn đã chọn nào khác. Ngay sau khi bạn làm điều này, bạn sẽ nhận thấy rằng tùy chọn Số ngày (ở dưới cùng bên phải) sẽ khả dụng.
- Không có tùy chọn sẵn có để nhóm theo tuần. Bạn cần nhóm theo ngày và chỉ định số ngày sẽ được sử dụng trong khi nhóm.
- Lưu ý rằng để tính năng này hoạt động, bạn chỉ cần chọn tùy chọn Ngày.
- Trong Số ngày, nhập 7 (hoặc sử dụng nút xoay để thực hiện thay đổi).
- Nếu bạn nhấp vào OK tại thời điểm này, dữ liệu của bạn sẽ được nhóm theo tuần bắt đầu từ ngày 4 tháng 1 năm 2014 – tức là thứ Bảy. Vì vậy, nhóm sẽ từ thứ bảy đến thứ sáu hàng tuần. Để thay đổi nhóm này và bắt đầu tuần từ Thứ Hai, bạn cần thay đổi ngày bắt đầu (theo mặc định, nó chọn ngày bắt đầu từ dữ liệu nguồn).
- Trong trường hợp như vậy, bạn có thể bắt đầu ngày vào ngày 30 tháng 12 năm 2013 hoặc ngày 6 tháng 1 năm 2014 (cả thứ Hai).
- Bấm OK.
Điều này sẽ nhóm các ngày theo tuần như được hiển thị bên dưới:
Tương tự, bạn có thể nhóm các ngày bằng cách chỉ định bất kỳ số ngày nào khác. Ví dụ: thay vì hàng tuần, bạn có thể nhóm các ngày trong khoảng thời gian hai tuần một lần.
Ghi chú:
- Khi bạn nhóm ngày bằng cách sử dụng phương pháp này, bạn không thể nhóm ngày bằng bất kỳ tùy chọn nào khác (chẳng hạn như tháng, quý hoặc năm).
- Trường / mục được tính toán sẽ không hoạt động khi bạn nhóm bằng Ngày.
Nhóm theo Giây / Giờ / Phút trong Bảng Tổng hợp
Nếu bạn làm việc với khối lượng lớn dữ liệu (chẳng hạn như dữ liệu trung tâm cuộc gọi), bạn có thể muốn nhóm dữ liệu đó theo giây hoặc phút hoặc giờ.
Bạn có thể sử dụng quy trình tương tự để nhóm dữ liệu theo giây, phút hoặc giờ.
Giả sử bạn có dữ liệu trung tâm cuộc gọi như hình dưới đây:
Trong dữ liệu trên, ngày được ghi cùng với thời gian. Trong trường hợp này, người quản lý trung tâm cuộc gọi có thể phân tích cách các số giải quyết cuộc gọi thay đổi mỗi giờ.
Đây là cách nhóm các ngày theo Giờ:
- Tạo bảng tổng hợp với Ngày trong vùng Hàng và Đã giải quyết trong vùng Giá trị.
- Chọn bất kỳ ô nào trong cột Ngày trong Bảng Tổng hợp.
- Đi tới Công cụ Bảng Pivot -> Phân tích -> Nhóm -> Lựa chọn Nhóm.
- Trong hộp thoại Nhóm, hãy chọn Giờ.
- Bấm OK.
Điều này sẽ nhóm dữ liệu theo giờ và bạn sẽ nhận được một cái gì đó như hình dưới đây:
Bạn có thể thấy các Nhãn Hàng ở đây là 09, 10, v.v. .. là các giờ trong ngày. 09 có nghĩa là 9 giờ sáng và 18 sẽ là 6 giờ chiều. Sử dụng bảng tổng hợp này, bạn có thể dễ dàng xác định rằng hầu hết các cuộc gọi được giải quyết trong 1-2 giờ chiều.
Tương tự, bạn cũng có thể nhóm các ngày theo giây và phút.
Cách bỏ nhóm ngày trong bảng tổng hợp trong Excel
Để hủy nhóm ngày trong bảng tổng hợp:
- Chọn bất kỳ ô nào trong các ô ngày tháng trong bảng tổng hợp.
- Đi tới Công cụ PivotTable -> Phân tích -> Nhóm -> Bỏ nhóm.
