Với sự phát triển của công nghệ số phát triển một cách chóng mặt như ngày nay, có nhiều ứng dụng tiên tiến được con người sáng tạo ra để phục vụ đời sống ngày càng hiện đại hơn, trong đó có Google Drive. Tuy là một ứng dụng lưu trữ tài liệu phổ biến nhưng làm sao để có cách sử dụng hiệu quả nhất vẫn trở thành câu hỏi của nhiều người. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ những hướng dẫn chi tiết nhất dành cho bạn.
1. Những thông tin cần biết trước khi bắt đầu sử dụng Google Drive
Được tạo ra bởi hệ thống Google, Drive chính là một thanh công cụ cho phép người dùng dự trữ dữ liệu. Tính đến nay, đã có trên 800 triệu người dùng trên toàn thế giới cùng với 68 ngôn ngữ khác nhau giúp bạn có thể tiếp cận dễ dàng hơn. Ngoài ra, phần mềm còn tích hợp thêm 3 công cụ hữu ích gồm xử lý văn bản, bảng tính và bài thuyết trình. Cách sử dụng cho người mới bắt đầu sẽ được thực hiện như sau:
Những thông tin cần biết trong cách sử dụng Google Drive
1.1. Google Drive hỗ trợ lưu trữ, đọc những tập tin nào?
Google Drive là công cụ lưu trữ tài liệu và đọc được các tập tin như:
- Tệp nén (zip, rar, tar, gzip).
- Định dạng âm thanh (MP3, MPEG, WAV, OGG).
- Tệp hình ảnh (JPEG, PNG, GIF, BMP).
- Tệp đánh dấu/mã (CSS, HTML, PHP, C, CPP, H, HPP, JS).
- Tệp văn bản (TXT, PDF).
- Tệp video (WebM, MPEG-4, 3GPP, MOV, AVI, MPEG PS, WMV, FLV, OGG).
- Adobe Photoshop (psd, pdd, psdt).
- Apple Pages (công cụ soạn thảo của Apple).
- Autodesk AutoCAD.
- PostScript.
- Fonts chữ.
Chính nhờ sự đa dạng cùng với nhiều ưu điểm đó mà Google Drive đã chiếm được niềm tin của người dùng và được sử dụng rộng rãi như hiện nay.
1.2. Dung lượng miễn phí Google Drive và các gói cước nâng cấp
Khi bạn sử dụng Drive sẽ được miễn phí 15GB, tuy nhiên nếu khối lượng công việc của bạn đòi hỏi cao hơn thì có thể nâng cấp dung lượng cùng với các gói cước như:
|
Gói |
100GB |
200GB |
2TB |
10TB |
20TB |
30TB |
|---|---|---|---|---|---|---|
|
1 Tháng |
45.000 VNĐ |
69.000 VNĐ |
225.000 VNĐ |
2.250.000 VNĐ |
4.500.000 VNĐ |
6.750.000 VNĐ |
|
1 Năm |
450.000 VNĐ |
690.000 VNĐ |
2.250.000 VNĐ |
Không hỗ trợ |
Không hỗ trợ |
Không hỗ trợ |
1.3. Cách tải tệp, thư mục trên Google Drive về máy tính, điện thoại
Chọn vào tệp tin hay thư mục muốn tải xuống ( với điện thoại thì bạn nhấn giữ vào tệp) sau đó chọn tải xuống.
Cách tải tệp, thư mục trên Google Drive về máy tính, điện thoại
1.4. Google Drive hỗ trợ trên thiết bị, nền tảng nào?
Phần mềm hỗ trợ đa dạng trên những thiết bị và nền tảng như: Android, Web, Chrome, Windows, macOS, iOS, máy tính bảng. Đặc biệt, với Windows Phone và Linux bạn sẽ phải dùng phần mềm thứ ba để truy cập vào sử dụng Google Drive.
1.5. Cách tải dữ liệu lên Google Drive
Truy cập vào Google Drive trên thiết bị, nhấn vào thư mục Drive của tôi, chọn tải lên, chọn tệp cần tải và nhấn tải lên.
Cách tải dữ liệu lên Google Drive
1.6. Chia sẻ tập tin, thư mục với người khác
Cách sử dụng google drive để chia sẻ dữ liệu cho mọi người bạn chỉ cần nhấn vào mục trên cùng, nhấn vào nút chia sẻ sau đó chọn vào đường link và chọn chế độ xem cho mọi người.
- Bước 1: Tạo lập một nhóm Google.
- Bước 2: Thêm thành viên tham gia vào nhóm.
- Bước 3: Chia sẻ tệp hoặc file thư mục vào nhóm.
1.7. Truy cập các tệp tin khi không có kết nối Internet
Dịch vụ lưu trữ đám mây mới được sử dụng gần đây, các tập tin sẽ được dùng ngoại tuyến khi sử dụng google drive ở bất cứ đâu khi không có internet. Để làm được điều này, bạn cần làm các thao tác sau:
- Bước 1: Mở google drive trong ứng dụng chrome, bấm vào nút tùy chọn options sau đó click vào setup docs offline.
- Bước 2: Bạn cần bấm vào allow offline docs để kích hoạt tài liệu offline, sau đó setting các phần mở rộng của google docs trong chrome để xem danh sách tệp tin.
- Bước 3: Sau đó để xem các tài liệu offline từ trình đơn tùy chọn options bạn có thể bấm chọn các tùy chọn.
- Bước 4: Sau khi đã thực hiện xong các bước, bạn chỉ cần thực hiện các thao tác tương tự bằng cách nhấn lệnh Stop Using Docs Offline bất cứ khi nào bạn muốn vô hiệu hóa vấn đề.
1.8. Tạo tập tin, tài liệu mới trên Google Drive
Các ứng dụng như google sheets, google docs cũng tương tự như word, excel, powerpoint,… giúp hỗ trợ người dùng tạo và chia sẻ với các thành viên khác để trình bày tài liệu, trang tính, slide một cách nhanh chóng. Điểm đặc biệt ở đây chính là bạn có thể thực hiện các công việc này trực tuyến trên mạng, tạo nên một sự tiện lợi cho cả bạn và cả các thành viên khác.
Tạo tập tin, tài liệu mới trên Google Drive
- Bước 1: Chọn + Mới > Chọn loại tập tin, tài liệu muốn tạo.
- Bước 2: Tập tin, tài liệu trống sẽ hiện ra và bạn có thể bắt đầu thao tác.
Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo thêm nhiều tập tin, tài liệu nâng cao khác bằng cách thực hiện như sau:
- Bước 1: Chọn + Mới > Chọn vào Ứng dụng khác > Click chọn Kết nối ứng dụng khác.
- Bước 2: Chọn ứng dụng nâng cao muốn thao tác.
1.9. Hợp tác nhóm cho công việc
Cách dùng drive hiệu quả nhất nếu bạn là người có có khối lượng công việc cần lưu trữ lớn, lời khuyên cho người dùng nên mua các gói dung lượng để phục vụ lâu dài, tránh bị gián đoạn khi cần thiết. Nhấn chuột trái vào chữ i bên góc màn hình và chọn tệp vào xem chi tiết để có thể xem thông tin dữ liệu.
1.10. Sắp xếp các tệp trong Drive
Cách sử dụng google drive nhanh chóng nhất là bạn nên sắp xếp thứ tự các dữ liệu khi tải về để dễ tìm kiếm khi cần. Đây chính một trong những cách giúp bạn dễ dàng quản lý hệ thống thông tin hơn rất nhiều.
Hướng dẫn cách sắp xếp các tệp trong Drive
- Bước 1: Tạo thư mục mới và click vào file mới tạo
- Bước 2: Click chuột vào các tệp và chọn thêm vào thư mục có gắn dấu sao cho những dữ liệu quan trọng.
1.11. Chỉnh sửa bố cục xem Drive
Một ưu điểm khi sử dụng google drive là bạn có thể chỉnh bố cục tùy thích. Có 2 dạng cho người dùng tham khảo:
- Lưới: Nội dung có thể được phóng to ra trong thư mục,.. giúp bạn dễ nhìn hơn.
- Danh sách: Với nhiều tệp tin cùng một lúc bạn có thể xem một cách tổng quát hết tất cả.
2. Hướng dẫn cách sử dụng Google Drive cơ bản
Những ứng dụng con như Google sheets, docs, các phần mềm văn bản hay các biểu mẫu khác đều được Google Drive quản lý. Hơn thế nữa, người dùng có thể lưu trữ các thông tin email bằng Google Photos, Gmail cùng một lúc. Bạn chỉ cần truy cập vào website trên các thiết bị của mình.
Hướng dẫn cách sử dụng Google Drive cơ bản
2.1. Chia sẻ tập tin, thư mục với người khác
Cách dùng drive để chia sẻ các dữ liệu cần thiết với người khác sẽ trở nên rất dễ dàng. Để làm được điều đó, bạn chỉ cần tải file vào thư mục của drive, chia sẻ và tải xuống.
- Bước 1: Click chuột phải vào thư mục ( với điện thoại thì nhấn giữ ở tập tin) sau đó chọn chia sẻ.
- Bước 2: Nhập email của người bạn muốn chia sẻ và chọn “ Xong”.
- Bước 3: Nếu bạn muốn chia sẻ mọi người cùng lúc, chọn “ chia sẻ với bất kỳ ai có đường liên kết”.
- Bước 4: Màn hình sẽ hiện 3 tuỳ chọn đối tượng mà bạn muốn chia sẻ đó là Người xem, Người nhận xét và người chỉnh sửa. Tiếp đó chọn Xong, gửi đường link đến người muốn chia sẻ thông tin.
2.2. Tạo tập tin, tài liệu mới trên Google Drive
Không chỉ được dùng để lưu các tệp tin mà Google Drive còn có tính năng tạo Google tài liệu hay trang tính, cụ thể cách tạo như sau:
- Bước 1: Nhấn vào biểu tượng dấu + (mới) trên màn hình, sau đó chọn loại tập tin muốn tạo.
- Bước 2: Một tài liệu trống sẽ được tạo mới, bạn có thể đổi tên khi ấn chọn vào khung thư mục không tiêu đề ở góc trái màn hình và gõ tên mà bạn muốn đặt.
Mọi thư mục được tạo sẽ tự động được lưu vào bộ nhớ tài khoản Google Drive, bạn có thể thêm các dữ liệu khác bằng cách chọn Ứng dụng khác và nhấn Kết nối.
2.3. Cách tải dữ liệu lên Google Drive
Cách dùng drive để tải tệp trên Google Drive sẽ được thao thác qua các bước:
Cách tải dữ liệu lên Google Drive
- Bước 1: Nhấn vào chọn dữ liệu bất kỳ trong drive của bạn
- Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+A để chọn toàn bộ dữ liệu
- Bước 3: Google drive sẽ nén tất cả các file duy nhất và tự động tải về thiết bị của bạn.
2.4. Cách tải tệp, thư mục trên Google Drive về máy tính, điện thoại
Để sử dụng trên các thiết bị điện thoại, việc đầu tiên của bạn là tải ứng dụng Google Drive, để đăng nhập và sử dụng bạn cần nhập tài khoản Gmail.
Tải tệp, thư mục trên Google Drive về máy tính
Để người dùng có nhiều trải nghiệm tốt hơn, việc sử dụng drive trên máy tính đang được hợp nhất các ứng dụng nhằm cho việc đồng bộ hoá được dễ dàng hơn.
- Bước 1: Chọn tệp tin hay thư mục mà bạn muốn tải, click chuột phải vào dữ liệu đó. Sau đó một bảng menu sẽ hiện ra trên màn hình ấn chọn “Tải xuống” là xong.
- Bước 2: Lúc này, Google Drive sẽ nén file của bạn dưới định dạng RAR để tải xuống. Bạn lựa chọn thư mục nào trên máy tính để chứa tệp này là được.
- Bước 3: Quá trình tải tệp tin lên Google Drive sẽ bắt đầu, có thể sẽ mất một khoảng thời gian ngắn hay dài tùy vào kích thước của tệp mà bạn định tải lên Drive. Thông báo hiện ra báo hoàn tất khi đã thành công.
Tải trên điện thoại
Nhấn giữ vào tệp muốn tải và Chọn Tải Xuống là hoàn tất.
2.5. Truy cập các tệp tin khi không có kết nối Internet
Khi bạn đang ở nơi không có kết nối Internet, Google Drive vẫn có thể giúp bạn xem và chỉnh sửa tệp tin. Đặc biệt, khi được kết nối mạng trở lại mọi chỉnh sửa của người dùng sẽ tự động được đồng bộ và sao lưu.
Đầu tiên vào Google Drive Offline, chọn Thêm vào Chrome và truy cập vào drive của mình, nhấn settings và chọn Offline. Để hoàn tất bạn tích vào “Sync Google Docs, Sheets Slides & Drawings files to this computer so that you can edit offline” sẽ mất một vài phút để hoàn thành tính năng.
2.6. Chỉnh sửa bố cục xem Drive
Chỉnh sửa bố cục trong Drive giúp người dùng có thể hệ thống hoá các file theo ý thích, nhờ đó mà năng suất làm việc sẽ tăng lên, tiết kiệm thời gian nhiều hơn. Có 2 dạng xem dành cho bạn đó là:
Hướng dẫn cách chỉnh bố cục xem Google Drive
- Bố cục lưới: Bạn có thể phóng to nội dung bên trong thư mục,… để dễ cảm nhận nội dung bên trong hơn.
- Bố cục danh sách: Bạn có thể xem tổng quát lượng lớn thư mục cùng lúc.
2.7. Hợp tác nhóm cho công việc
Hợp tác nhóm cho công việc được Google Drive hỗ trợ bằng cách chia sẻ tệp với các thành viên trong nhóm. Tất cả sẽ thấy được lịch sử thao tác tệp của bất kì ai trong nhóm trong mục thông tin.
- Bước 1: Nhấn chuột phải vào thư mục (đối với điện thoại thì nhấn giữ ở tập tin) và Chọn Chia sẻ.
- Bước 2: Nếu chỉ chia sẻ cho một số người, bạn nhập địa chỉ email và chọn Xong.
2.8. Sắp xếp các tệp trong Drive
Bạn có thể tự mình sắp xếp Drive khi quá lộn xộn, để tạo thư mục mới chọn + mới, click vào Thư mục. Sau đó nhấn kéo thả những file liên quan đến dữ liệu mới được tạo.
3. Hướng dẫn cách sử dụng Google Drive chuyên nghiệp
Để hiểu biết kỹ về cách sử dụng drive chuyên nghiệp, bạn cần tìm hiểu rất nhiều thao tác để thực hiện. Sau đây sẽ là một số thông tin hướng dẫn dùng ứng dụng này theo cách chuyên nghiệp nhất:
Hướng dẫn cách sử dụng Google Drive chuyên nghiệp
3.1. Kích hoạt tính năng Offline trên Google Drive
Dịch vụ lưu trữ đám mây trong cách dùng drive mới xuất hiện gần đây, tiện ích này giúp bạn có thể dùng ứng dụng ngoại tuyến ở bất cứ đâu. Người dùng được phép truy cập không Internet bằng cách cài Chrome.
- Bước 1: Mở web từ chrome, bấm vào nút tùy chọn options và chọn setup docs offline.
- Bước 2: Đầu tiên bạn cần kích hoạt tài liệu offline bằng cách bấm allow offline docs sau đó là cài đặt các phần mở rộng google docs cho chrome để xem các danh mục tài liệu.
- Bước 3: Tiếp theo từ trình đơn tùy chọn options bạn có thể xem tài liệu offline.
- Bước 4: Sau khi đã hoàn thành tất cả, nhấn lệnh Stop Using Docs Offline bất cứ khi nào bạn muốn vô hiệu hóa vấn đề.
3.2. Tìm kiếm nhanh trong Google Drive
Nhập từ khóa owner để tìm kiếm nhanh chóng: điền địa chỉ email người cần tìm và Enter. Nếu muốn tìm theo khung thời gian bạn chỉ cần gõ Before hay After, thời gian cụ thể là có thể tìm kiếm ra ngay.
Tìm kiếm nhanh trong Google Drive
3.3. Đồng bộ Google Drive với máy tính
Đồng bộ hóa chính là quá trình tải tệp xuống từ đám mây và tải lên từ ổ đĩa cứng của máy tính. Sau khi bạn đã thực hiện, những thư mục trên thiết bị được sao lưu. Nếu bạn có bất kỳ chỉnh sửa hay di chuyển file ở vị trí này thì việc tương tự sẽ xảy ra ở vị trí khác. Như vậy, mọi thông tin của người dùng có thể được cập nhật trên mọi thiết bị.
3.4. Scan ảnh bằng Google Drive
Bạn cần thực hiện các bước như sau để sử dụng google drive khi scan hoặc chụp ảnh, quét tài liệu :
Scan ảnh bằng Google Drive
- Bước 1: Mở Google Drive
- Bước 2: Nhấn vào Thêm ở góc bên phải dưới cùng
- Bước 3: Nhấn vào biểu tượng quét
- Bước 4: Chụp ảnh, tài liệu và điều chỉnh đến vị trí cần quét, sau đó nhấn Cắt.
- Bước 5: Nhấn Xong để lưu hình ảnh, tài liệu đã hoàn thành.
3.5. Tìm kiếm từ khóa tối ưu
Điều đặc biệt khi sử dụng Google Drive là bạn có thể tìm kiếm các từ khoá một cách tối ưu ngay cả khi nó chỉ nằm trong một bức ảnh, cách thao tác như sau:
- Bước 1: Chụp ảnh của tài liệu sau đó up lên hệ thống.
- Bước 2: Chọn Mở bằng và chọn drive để mở ảnh dưới dạng một văn bản thường. Bạn có thể “convert “ định dạng lại văn bản theo ý muốn.
3.6. Xem lại lịch sử làm việc trước của văn bản
Bạn nhấn vào thư mục và chọn lịch sử rồi xem lại các phiên bản để sử dụng Google drive chỉnh sửa của Google Docs, Google Sheets và các phiên bản làm việc khác.
Xem lại lịch sử làm việc trước của văn bản
3.7. Chèn đường liên kết vào tệp văn bản đang làm việc
Bạn có thể chèn các đường liên kết vào bất cứ văn bản nào trong google drive giúp làm việc hiệu quả và nhanh chóng hơn.
- Bước 1: Bôi đen thông tin cần chèn liên kết
- Bước 2: Nhấn biểu tượng insert
- Bước 3: Dán link hay tìm kiếm đường dẫn tương ứng với thông tin đó.
- Bước 4: Nhấn phím Apply để hoàn tất
3.8. Soạn văn bản bằng giọng nói
Để sử dụng google drive nhằm soạn văn bản bằng giọng nói, bạn cần thực hiện như sau:
Hướng dẫn soạn văn bản bằng giọng nói
- Bước 1: Mở ứng dụng Google Docs và truy cập vào google và từ khóa.
- Bước 2: Chọn thanh công cụ nhập liệu bằng giọng nói
- Bước 3: Bật cho phép sử dụng micro để đọc văn bản
- Bước 4: Bắt đầu soạn thảo văn bản nhập tài liệu
3.9. Tìm file bằng dung lượng trên Google Drive
Bạn cần thực hiện các thao tác sau để sử dụng cũng như tìm kiếm tệp trong Drive:
- Bước 1: Mở Google Drive.
- Bước 2: Nhấn vào phần tìm kiếm ổ đĩa trong drive ở phía trên cùng
- Bước 3: Chọn các tùy chọn
- Bước 4: Nhập thông tin vào hộp tìm kiếm
- Bước 5: Click biểu tượng tìm kiếm
4. Giải đáp một số câu hỏi liên quan
Một số câu hỏi mà nhiều người dùng thắc mắc như:
4.1. Không tải được tập tin lên Google Drive?
Nếu đã dùng hết dung lượng miễn phí, bạn có thể tăng thêm cho bộ nhớ lưu trữ của bạn bằng cách:
- Google Drive: Giới hạn tải lên cho các tập tin có tối đa kích thước 5TB
- Google Docs: Giới hạn tải lên là 50MB và 1.024.000 kí tự.
- Google Sheets: Giới hạn tối đa tải lên 2.000.000 cells
- Google Slides: Giới hạn tải lên tập tin lớn hơn 100MB một lần .
- Google Drawing: Không giới hạn tệp tải lên.
4.2. Cách tạo thư mục Drive để nhiều người upload?
Hãy tạo thư mục drive để nhiều người có thể upload khi bạn cần lấy ảnh, video hay file từ bạn bè, người thân hay khách hàng nhưng họ chưa biết dùng cách nào.
4.3. Cách tăng dung lượng Google Drive mà không nâng cấp?
Không nâng cấp nhưng vẫn tăng dung lượng Google Drive thì bạn có thể thực hiện như sau:
Hướng dẫn cách tăng dung lượng Google Drive không cần nâng cấp
- Từ Local Guides Google Maps Nhận 1024GB miễn phí
- Xóa các dữ liệu trùng lặp hay không cần thiết.
- Để chế độ riêng tư nếu không muốn người khác xem khi tải video lên YouTube
- Lưu các hình ảnh, video vào Google Photos.
- Hạn chế thêm các tệp được chia sẻ với mọi người vào Google Drive.
- Xử lý thùng rác Drive.
- Dùng Google trực tuyến để làm việc.
- Thường xuyên xóa rác trong email,..
- Tải phần mềm Duplicate Sweeper để xóa các tệp lặp.
4.4. Có thể tải file đã xóa trên Google Drive không?
Có 2 cách để thực hiện tải file đã xoá khi dữ liệu vẫn còn nằm trong thùng rác của Google Drive:
- Click vào nút download ngay sau khi tệp bị xóa.
- Tạo direct link từ link Google Drive ngay.
5. Video hướng dẫn cách sử dụng Google Drive từ A đến Z
Dưới đây là hướng dẫn cách sử dụng Google Drive từ A-Z thông qua video:
https://www.youtube.com/watch?v=a5lEPFtlrao
Như vậy, trên đây là toàn bộ hướng dẫn cách sử dụng Google Drive hiệu quả từ A – Z cho người mới bắt đầu sử dụng. Bên cạnh những tính năng được kể trên thì ứng dụng này còn có rất nhiều điều thú vị đang chờ người dùng khám phá.
