Dropbox rất đơn giản. Nó chỉ là một thư mục trên máy tính của bạn, đồng bộ hóa mọi thứ bạn đặt trong đó lên đám mây. Trước Dropbox, việc chia sẻ và đồng bộ hóa tập tin rất phức tạp và khó hiểu, vì vậy không có gì lạ khi nó nhanh chóng trở thành nền tảng lưu trữ đám mây trên thực tế sau khi ra mắt vào năm 2007.

Nhưng nếu bạn chỉ thêm tệp vào thư mục / dropbox của mình trong vài năm qua và chưa tìm hiểu kỹ Dropbox.com hoặc các ứng dụng di động của nó, bạn có thể sẽ ngạc nhiên. Đằng sau sự đơn giản của Dropbox là các công cụ tinh vi cho phép bạn sao lưu ảnh, chỉnh sửa tài liệu trực tuyến, quay ngược thời gian và bảo mật tệp của bạn khỏi những con mắt tò mò.

Mặc dù đây không phải là cách duy nhất để đồng bộ hóa các tệp của bạn, nhưng các tính năng ẩn đã đưa Dropbox đi trước phần còn lại một bước. Dưới đây là 14 tính năng tốt nhất mà bạn có thể chưa từng nhận thấy trong Dropbox trước đây.

Xem bất kỳ tệp nào mà không cần cài đặt thêm phần mềm

Công cụ xem trước tệp của Dropbox thực sự là một trong những tính năng tiện dụng hơn của nó. Nếu bạn muốn phản hồi về tệp Adobe Illustrator và những người còn lại trong nhóm của bạn chưa cài đặt Illustrator, thì không vấn đề gì: Dropbox có thể xem trước hàng chục loại tệp trực tuyến, vì vậy phần mềm duy nhất bạn cần là trình duyệt. Chỉ cần mở Dropbox trong trình duyệt của bạn, sau đó duyệt đến tệp bạn muốn xem trước.

A shared Dropbox file

Bạn có thể đọc toàn bộ tài liệu PDF, lướt qua các slide thuyết trình PowerPoint, xem trước các thiết kế của Adobe Photoshop và Illustrator, cũng như xem các video có thời lượng đầy đủ ngay từ Dropbox.com. Có một công cụ thu phóng để tìm hiểu sâu hơn — đặc biệt hữu ích cho các tệp thiết kế lớn hơn — và thậm chí có một nút in để tạo bản in ra giấy.

Dropbox sẽ không cho phép bạn xem trước mọi tệp, nhưng thường nếu Dropbox hiển thị biểu tượng hoặc hình thu nhỏ cho tệp trực tuyến, bạn có thể nhấp vào nó để xem toàn bộ bản xem trước.

Chia sẻ ảnh chụp màn hình nhanh chóng

Bạn mệt mỏi với việc chụp ảnh màn hình, kéo chúng vào Dropbox và sau đó sao chép liên kết chia sẻ?

Có một cách nhanh hơn: tất cả những gì bạn cần làm là bật tính năng chia sẻ ảnh chụp màn hình của Dropbox trên máy Mac hoặc PC của bạn. Mở tùy chọn ứng dụng Dropbox của bạn (nhấp vào biểu tượng Dropbox trong thanh menu, nhấp vào biểu tượng bánh răng, sau đó chọn Preferences ), chọn tab Import và chọn hộp Lưu ảnh chụp màn hình bằng Dropbox .

Share screenshots using Dropbox checkbox

Bây giờ, chỉ cần chụp ảnh màn hình như bình thường và Dropbox sẽ lưu chúng vào / dropbox / screenhots và tự động sao chép liên kết chia sẻ vào khay nhớ tạm của bạn. Bạn có thể dán liên kết vào ứng dụng trò chuyện, email hoặc bất kỳ nơi nào khác mà bạn muốn chia sẻ.

Bạn không chắc chắn về cách chụp ảnh màn hình? Đây là cách làm như vậy trên mọi nền tảng . Bạn muốn nhanh chóng chia sẻ ảnh chụp màn hình mà không chiếm dung lượng trong Dropbox của mình? Hãy xem Zappy , công cụ chia sẻ ảnh chụp màn hình miễn phí của chúng tôi dành cho macOS.

Thêm nhận xét vào tệp

Chia sẻ thư mục Dropbox khá đơn giản: bạn có thể nhấp chuột phải vào bất kỳ thư mục hoặc tệp nào và mời ai đó tham gia thư mục của bạn hoặc chỉ cần chia sẻ liên kết đến tệp. Tính năng bình luận của Dropbox , mà không phải ai cũng nhận thấy, cho phép bạn thảo luận về các thay đổi của mình đối với tệp.

A file in Dropbox with comments on it

Bạn có thể tìm thấy tính năng này trên trang web và phiên bản di động của Dropbox cũng như trong ứng dụng dành cho máy tính để bàn (không phải trình duyệt tệp hệ thống của bạn, ứng dụng Dropbox thực tế). Chọn bất kỳ tệp nào hoặc mở tệp đó trong công cụ xem trước để xem thanh bên với các nhận xét. Nhập nhận xét của bạn và thêm tên đồng nghiệp của bạn bằng ký hiệu @ để đề cập đến họ trong nhận xét. Họ sẽ nhận được thông báo trong Dropbox hoặc hộp thư đến email của họ và bạn sẽ thấy các nhận xét xuất hiện trong thời gian thực khi chúng được thêm vào.

Đó là một cách dễ dàng để giữ cuộc trò chuyện về các tệp của bạn ở cùng một vị trí, vì vậy không có gì bị mất. Ngoài ra, khi bạn làm việc trên tệp cùng nhau trong Dropbox, bản xem trước trực tuyến sẽ cập nhật để mọi người luôn thấy phiên bản mới nhất.

Sử dụng đồng bộ hóa có chọn lọc để tiết kiệm dung lượng cục bộ

Với các bản xem trước trực tuyến và chỉnh sửa tệp Office trực tuyến, bạn có thể thấy rằng mình cần ít tệp Dropbox thực sự được lưu trữ trên máy tính của mình hơn. Nếu cần thêm dung lượng, bạn có thể sử dụng Đồng bộ chọn lọc của Dropbox để chỉ lưu trữ các tệp quan trọng nhất trên máy tính của mình.

Chỉ cần mở tùy chọn Dropbox của bạn, chọn tab Tài khoản , sau đó nhấp vào nút Thay đổi cài đặt bên cạnh Đồng bộ hóa có chọn lọc lối vào. Tại đó, bạn có thể chọn các thư mục và tệp bạn muốn đồng bộ hóa với máy tính của mình. Mọi thứ khác sẽ vẫn trực tuyến, nơi bạn vẫn có thể xem và nhận xét về nó.

Dropbox selective sync

Đó là một thủ thuật đặc biệt hữu ích nếu bạn đang sử dụng Dropbox để sao lưu ảnh, video và các tệp lớn hơn khác của mình . Bạn có thể tải chúng lên Dropbox, sau đó khi chúng hoàn tất đồng bộ hóa, chỉ cần xóa các thư mục của chúng qua Đồng bộ hóa chọn lọc.

Sao lưu toàn bộ thư mục Desktop và Documents của bạn

Dropbox được sử dụng để chỉ đồng bộ hóa các tệp trong thư mục Dropbox của bạn, nhưng ngày nay nó cũng có thể sao lưu các thư mục Desktop, Downloads và Documents nếu bạn muốn. Mở cài đặt Dropbox của bạn, sau đó chuyển đến tab Sao lưu và nhấp vào tùy chọn Sao lưu . Bạn sẽ được hỏi những thư mục nào bạn muốn đồng bộ hóa.

Automatic backup

Đó là một cách dễ dàng để sao lưu các tệp chưa được đồng bộ hóa với Dropbox và bạn cũng có thể sử dụng nó để tự động hóa thư mục Desktop của mình .

Tệp yêu thích để xem ngoại tuyến trên thiết bị di động

Khi đang di chuyển (tức là sử dụng thiết bị di động), bạn có thể cần quyền truy cập vào các tệp cụ thể ngay cả khi không tìm thấy kết nối internet. Đồng bộ hóa Dropbox sẽ giữ cho tất cả các tệp quan trọng của bạn trên máy tính để bàn và máy tính xách tay của bạn luôn ổn, nhưng trên thiết bị di động, Dropbox dựa vào kết nối internet của bạn để tải xuống các tệp khi bạn cần.

Nhưng đối với các tệp phải có, Dropbox bao gồm một tính năng yêu thích trong các ứng dụng di động của nó. Chỉ cần tìm các tệp bạn cần để xem ngoại tuyến, nhấn vào ba dấu chấm bên cạnh tệp đó, sau đó chọn tùy chọn Đặt ở chế độ khả dụng khi ngoại tuyến . Dropbox sẽ tải tệp xuống thiết bị của bạn và bạn có thể xem chúng khi thiết bị di động của bạn không trực tuyến.

Make available offline option

Lưu ý rằng phiên bản Dropbox miễn phí chỉ có thể đánh dấu các tệp riêng lẻ chứ không phải toàn bộ thư mục để truy cập ngoại tuyến.

Truy cập các phiên bản trước

Có một sự khác biệt lớn giữa Save Save As … , vì bất kỳ ai vô tình ghi đè lên một tài liệu quan trọng đều có thể cho bạn biết.

Dropbox đã hỗ trợ bạn với tính năng Lịch sử Phiên bản của nó . Bất cứ khi nào bạn nhận ra mình đã xáo trộn một tệp, chỉ cần nhấp chuột phải vào tệp và chọn Lịch sử Phiên bản . Hoặc, nếu bạn đã xóa một tệp và muốn khôi phục tệp đó, hãy tìm thư mục mẹ của nó trong Dropbox.com và nhấp vào nút Xem tệp đã xóa ở trên cùng.

Previous versions

Dù bằng cách nào, bạn sẽ nhận được danh sách các phiên bản cũ hơn của tệp, nơi bạn có thể khôi phục phiên bản chính xác chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Ví dụ: nếu bạn đã chia sẻ sơ yếu lý lịch của mình qua liên kết Dropbox, nhưng nhận thấy lỗi đánh máy, bạn có thể khôi phục phiên bản cũ hơn ngay cả sau khi nhấn gửi; nhà tuyển dụng mới tiềm năng của bạn sẽ thấy tài liệu đã sửa chữa, không phải tài liệu bạn đã gửi lúc đầu.

Dropbox lưu các thay đổi đối với tệp của bạn trong 30 ngày đối với các tài khoản miễn phí; Tài khoản Dropbox Professional và Business có thể truy cập lịch sử 180 ngày.

Xóa từ xa các tệp của bạn trên các thiết bị bị đánh cắp

Bạn thức dậy vào một buổi sáng thứ Bảy và nhận ra rằng bạn đã để quên điện thoại trong xe taxi vào đêm qua (tất cả chúng ta đã ở đó). Trong cơn hoảng loạn, bạn nhận ra rằng điện thoại của mình đã được đăng nhập vào Dropbox — bên cạnh một số bức ảnh selfie đáng xấu hổ, còn có thông tin nhạy cảm mà bạn không muốn ai nhúng tay vào.

Không hoảng loạn. Dropbox vẫn hỗ trợ bạn với một số tính năng để giữ an toàn cho dữ liệu của bạn. Đầu tiên, với bất kỳ tài khoản Dropbox nào, bạn có thể thêm mã PIN vào ứng dụng Dropbox dành cho thiết bị di động của mình. Bằng cách đó, nếu bạn làm mất điện thoại, ai đó sẽ cần phải hack mật khẩu điện thoại mã PIN Dropbox của bạn trước khi họ có thể truy cập tệp của bạn.

Nếu bạn có tài khoản Dropbox trả phí, có một tùy chọn khác: bạn có thể xóa từ xa các tệp Dropbox của mình khỏi bất kỳ thiết bị nào đã được đồng bộ hóa với Dropbox, miễn là nó vẫn trực tuyến. Chỉ cần mở cài đặt tài khoản Dropbox.com của bạn, chọn tab Bảo mật và nhấp vào biểu tượng thùng rác bên cạnh thiết bị bạn bị mất — bạn sẽ thấy tùy chọn xóa tệp từ xa sau khi làm như vậy.

Nếu lo lắng về tin tặc trực tuyến, bạn có thể thêm xác minh hai yếu tố vào tài khoản của mình, vì vậy kẻ tấn công sẽ cần biết mật khẩu của bạn cùng với mã bảo mật được gửi đến điện thoại của bạn để truy cập vào tài khoản của bạn. Nó có thể không hữu ích nếu điện thoại của bạn bị mất, nhưng nó có thể bảo vệ các tệp của bạn nếu mật khẩu của bạn bị rò rỉ trực tuyến.

Tìm mọi thứ bạn đang chia sẻ

Bạn đã bao giờ tự hỏi liệu mình có vô tình chia sẻ nhầm tệp trong Dropbox không? Điều đó cũng tồi tệ như bạn bị mất điện thoại trong taxi, nhưng may mắn thay, Dropbox có một cách nhanh chóng để xem mọi thứ bạn đã chia sẻ. Chỉ cần mở Dropbox.com và chọn nút Chia sẻ ở thanh bên trái.

Shared files

Bạn sẽ thấy tất cả các thư mục và tệp được chia sẻ của mình, cùng với thời gian chúng được sửa đổi lần cuối. Lưu ý rằng điều này hiển thị cả thư mục chia sẻ bạn đã thêm vào Dropbox của mình và các thư mục mà bạn có quyền truy cập nhưng chưa thêm. Từ đây, bạn có thể xem ai có thể truy cập các thư mục và xóa hoặc thêm cộng tác viên tùy thích. Các liên kết ở thanh trên cùng, sẽ hiển thị cho bạn mọi tệp hoặc thư mục bạn đã chia sẻ riêng lẻ bằng một liên kết. Sau đó, bạn có thể xem khi nào bạn đã chia sẻ nó hoặc xóa liên kết chia sẻ và chụp ảnh đáng xấu hổ đó ngoại tuyến.

Sao lưu tất cả ảnh của bạn vào Dropbox

Bây giờ bạn đã tự tin hơn một chút với khả năng bảo mật Dropbox của mình, tại sao không tận dụng bộ nhớ Dropbox và sử dụng nó để sao lưu ảnh của bạn?

Ứng dụng Dropbox dành cho thiết bị di động có thể làm điều đó với ảnh điện thoại của bạn và ứng dụng dành cho máy tính để bàn có thể tự động lấy ảnh từ bất kỳ máy ảnh nào bạn cắm vào. Chỉ cần mở cài đặt Dropbox của bạn, chọn tab Nhập và Dropbox có thể tự động nhập ảnh mới từ máy ảnh và thẻ SD bạn kết nối với máy tính của bạn. Trên thiết bị di động, hãy chuyển đến cài đặt và đảm bảo đã bật tính năng Tải lên từ Máy ảnh .

Tùy chỉnh thông báo Dropbox của bạn

Nếu bạn đang chia sẻ và nhận xét về nhiều tệp, email và thông báo đẩy của Dropbox có thể trở nên quá tải. Đừng lo lắng: bạn có thể kiểm soát mọi thứ.

Đầu tiên, hãy thay đổi thông báo email của bạn. Truy cập Dropbox.com, sau đó đến cài đặt Thông báo . Từ đó, bạn có thể điều chỉnh thông báo của mình cho đến khi chúng vừa phải.

Dropbox notification settings

Bạn cũng có thể thay đổi thông báo trên màn hình của mình. Mở cài đặt Dropbox, sau đó đi tới Thông báo . Từ đó, bạn có thể chọn cài đặt nào hiển thị và không hiển thị trên máy tính của mình.

Dropbox desktop notifications

Ước gì bạn có thể nhận được những thông báo này ở đâu đó ngoài hộp thư đến hoặc thông báo đẩy? Tùy chọn khác là Zapier, một công cụ tự động hóa cung cấp cho bạn khả năng tạo thông báo tùy chỉnh về những gì đang xảy ra trong Dropbox. Nó có thể xem các thư mục cụ thể trong tài khoản Dropbox của bạn và cho bạn biết qua email, ứng dụng trò chuyện hoặc bất kỳ ứng dụng nào khác mà bạn sử dụng khi có bất kỳ điều gì xảy ra trong tài khoản Dropbox của bạn. Bạn thậm chí có thể thêm bộ lọc, vì vậy bạn sẽ chỉ nhận được thông báo khi bạn thêm tệp thuộc một loại cụ thể.

Zapier cũng có thể kết nối Google Drive, Box, OneDrive và các ứng dụng khác với Dropbox, để thêm tệp từ các ứng dụng lưu trữ khác và hơn thế nữa. Kiểm tra các tích hợp Dropbox của Zapier để biết thêm các cách tuyệt vời để tự động hóa Dropbox và đọc thêm về cách tùy chỉnh thông báo Dropbox của bạn .

Hãy là người đầu tiên nhận được các tính năng mới

Mỗi khi Dropbox tung ra một tính năng mới, họ sẽ thực hiện theo từng giai đoạn, bắt đầu với một nhóm người dùng được chọn sẽ thử cập nhật trước. Nếu bạn mong muốn nhận được các tính năng mới nhất và không ngại đôi khi gặp trục trặc, bạn có thể thêm mình vào nhóm những người sử dụng sớm.

Để làm điều đó, hãy mở trang cài đặt Dropbox của bạn và chuyển sang tùy chọn Bản phát hành sớm .

Dropbox early releases

Hãy nhớ theo dõi Diễn đàn Dropbox và Blog Dropbox để luôn cập nhật khi nhóm Dropbox thêm các tính năng mới.

Yêu cầu tệp qua Dropbox

Dropbox cung cấp tính năng Yêu cầu tệp . Đó là một công cụ đơn giản cho phép bạn yêu cầu tệp từ người khác và để chúng tự động hiển thị trong thư mục Dropbox của bạn — người gửi tệp của bạn thậm chí không cần phải có tài khoản Dropbox.

Chỉ cần truy cập trang Yêu cầu tệp trong tài khoản Dropbox của bạn và thêm chủ đề cho tệp bạn muốn thu thập — ảnh đoàn tụ gia đình, tệp dự án hoặc bất kỳ thứ gì khác. Sau đó, bạn sẽ nhận được một liên kết duy nhất để chia sẻ và yêu cầu tệp hoặc có thể gửi lời mời qua email.

File request feature in Dropbox

Đó là một cách đơn giản để lấy các tệp từ mọi người tập trung vào một nơi, ngay cả khi tất cả bạn bè và đồng nghiệp của bạn không sử dụng Dropbox. Và khi bạn có tất cả các tệp, bạn có thể dễ dàng chia sẻ thư mục với chúng.

Sử dụng phím tắt

Nếu bạn yêu thích sự đơn giản của Dropbox, bạn có thể không thực sự muốn có thêm bất kỳ tính năng ẩn nào. Làm thế nào về một số phím tắt để tăng tốc công việc của bạn?

Khi đang làm việc với các tệp Dropbox trên máy tính, bạn có thể sử dụng các phím tắt tiêu chuẩn để chọn, di chuyển, đổi tên và xóa tệp. Nhiều phím tắt trong số đó cũng sẽ hoạt động trực tuyến trên Dropbox.com. Chỉ cần nhấn ? trong khi duyệt trang Dropbox để xem các phím tắt cho máy tính của bạn bất cứ lúc nào.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.