Áp dụng định dạng có điều kiện trong Pivot Table có thể hơi phức tạp.
Do Bảng tổng hợp rất động và dữ liệu trong phần phụ trợ có thể thay đổi thường xuyên, bạn cần biết cách đúng để sử dụng định dạng có điều kiện trong bảng tổng hợp trong Excel.
Cách sai để áp dụng định dạng có điều kiện cho bảng tổng hợp
Trước tiên, hãy xem cách áp dụng định dạng có điều kiện thông thường trong bảng tổng hợp.
Giả sử bạn có một bảng tổng hợp như hình dưới đây:
Trong tập dữ liệu trên, ngày nằm trong các hàng và chúng tôi có dữ liệu bán hàng lưu trữ trong các cột.
Đây là cách thông thường để áp dụng định dạng có điều kiện cho bất kỳ tập dữ liệu nào:
- Chọn dữ liệu (trong trường hợp này, chúng tôi đang áp dụng định dạng có điều kiện cho B5: D14).
- Đi tới Trang chủ -> Định dạng có điều kiện -> Quy tắc Trên cùng / Dưới cùng -> Trên Trung bình.
- Chỉ định định dạng (Tôi đang sử dụng “Tô màu xanh lá cây với văn bản màu xanh lá cây Dard”).
- Bấm OK.
Điều này sẽ áp dụng định dạng có điều kiện như được hiển thị bên dưới:
Tất cả các điểm dữ liệu trên mức trung bình của toàn bộ tập dữ liệu đã được đánh dấu.
Vấn đề với phương pháp này là nó đã áp dụng định dạng có điều kiện cho một phạm vi ô cố định (B5: D14). Nếu bạn thêm dữ liệu vào phần phụ trợ và làm mới bảng tổng hợp này, thì định dạng có điều kiện sẽ không được áp dụng cho nó.
Ví dụ: tôi quay lại tập dữ liệu và thêm dữ liệu cho một ngày nữa (11 tháng 1 năm 2015). Đây là những gì tôi nhận được khi làm mới Bảng Pivot.
Như bạn có thể thấy trong hình trên, dữ liệu cho ngày 11 tháng 1 năm 2015 không được đánh dấu (trong khi giá trị của Cửa hàng 1 và Cửa hàng 3 là trên mức trung bình).
Lý do, như tôi đã đề cập ở trên, là định dạng có điều kiện đã được áp dụng trên một phạm vi cố định (B5: D14) và nó không được mở rộng sang dữ liệu mới trong bảng tổng hợp.
Cách phù hợp để áp dụng định dạng có điều kiện cho bảng tổng hợp
Dưới đây là hai phương pháp để đảm bảo định dạng có điều kiện hoạt động ngay cả khi có dữ liệu mới trong phần phụ trợ.
Phương pháp 1 – Sử dụng biểu tượng định dạng bảng tổng hợp
Phương pháp này sử dụng biểu tượng Tùy chọn định dạng bảng tổng hợp xuất hiện ngay sau khi bạn áp dụng định dạng có điều kiện trong bảng tổng hợp.
Dưới đây là các bước để thực hiện việc này:
- Chọn dữ liệu mà bạn muốn áp dụng định dạng có điều kiện.
- Đi tới Trang chủ -> Định dạng có điều kiện -> Quy tắc Trên cùng / Dưới cùng -> Trên Trung bình.
- Chỉ định định dạng (Tôi đang sử dụng “Tô màu xanh lá cây với văn bản màu xanh lá cây Dard”).
- Nhấp vào Ok.
- Khi bạn làm theo các bước trên, nó sẽ áp dụng định dạng có điều kiện trên tập dữ liệu. Ở dưới cùng bên phải của tập dữ liệu, bạn sẽ thấy biểu tượng Tùy chọn định dạng:
- Bấm vào biểu tượng. Nó sẽ hiển thị ba tùy chọn trong một trình đơn thả xuống:
- Các ô đã chọn (sẽ được chọn theo mặc định).
- Tất cả các ô hiển thị Giá trị “Tổng doanh thu”.
- Tất cả các ô hiển thị giá trị “Tổng doanh thu” cho “Ngày” và “Cửa hàng”.
- Chọn tùy chọn thứ ba – Tất cả các ô hiển thị giá trị “Tổng doanh thu” cho “Ngày” và “Cửa hàng”.
Bây giờ khi bạn thêm bất kỳ dữ liệu nào vào back end và làm mới bảng tổng hợp, dữ liệu bổ sung sẽ tự động được định dạng có điều kiện bao phủ.
Hiểu ba tùy chọn:
- Ô đã chọn: Đây là tùy chọn mặc định trong đó định dạng có điều kiện chỉ được áp dụng trên các ô đã chọn.
- Tất cả các ô hiển thị Giá trị “Tổng doanh thu”: Trong tùy chọn này, tùy chọn này sẽ xem xét tất cả các ô hiển thị giá trị Tổng doanh thu (hoặc bất kỳ dữ liệu nào bạn có trong phần giá trị của bảng tổng hợp).
- Vấn đề với tùy chọn này là nó cũng sẽ bao gồm các giá trị Grand Total và áp dụng định dạng có điều kiện cho nó.
- Tất cả các ô hiển thị giá trị “Tổng doanh thu” cho “Ngày” và “Cửa hàng” : Đây là tùy chọn tốt nhất trong trường hợp này. Nó áp dụng định dạng có điều kiện cho tất cả các giá trị (ngoại trừ Tổng số) cho sự kết hợp của Ngày và Cửa hàng. Ngay cả khi bạn thêm nhiều dữ liệu hơn vào back end, tùy chọn này sẽ xử lý nó.
Ghi chú :
- Biểu tượng Tùy chọn Định dạng hiển thị ngay sau khi bạn áp dụng định dạng có điều kiện trên tập dữ liệu. Nếu biến mất nếu bạn làm việc khác (chỉnh sửa ô hoặc thay đổi phông chữ / căn chỉnh, v.v.).
- Định dạng có điều kiện sẽ biến mất nếu bạn thay đổi trường hàng / cột. Ví dụ: nếu bạn xóa trường Ngày và áp dụng lại trường, định dạng có điều kiện sẽ bị mất.
Phương pháp 2 – Sử dụng Trình quản lý quy tắc định dạng có điều kiện
Ngoài việc sử dụng biểu tượng Tùy chọn định dạng, bạn cũng có thể sử dụng hộp thoại Trình quản lý quy tắc định dạng có điều kiện để áp dụng định dạng có điều kiện trong bảng tổng hợp.
Phương pháp này hữu ích khi bạn đã áp dụng định dạng có điều kiện và bạn muốn thay đổi các quy tắc.
Đây là cách làm:
- Chọn dữ liệu mà bạn muốn áp dụng định dạng có điều kiện.
- Đi tới Trang chủ -> Định dạng có điều kiện -> Quy tắc Trên cùng / Dưới cùng -> Trên Trung bình.
- Chỉ định định dạng (Tôi đang sử dụng “Tô màu xanh lá cây với văn bản màu xanh lá cây Dard”).
- Nhấp vào Ok. Điều này sẽ áp dụng định dạng có điều kiện cho các ô đã chọn.
- Đi tới Trang chủ -> Định dạng có điều kiện -> Quản lý quy tắc.
- Trong Trình quản lý quy tắc định dạng có điều kiện, chọn quy tắc bạn muốn chỉnh sửa và nhấp vào nút Chỉnh sửa quy tắc.
- Trong hộp thoại Chỉnh sửa Quy tắc, bạn sẽ thấy ba tùy chọn giống nhau:
- Các ô đã chọn.
- Tất cả các ô hiển thị Giá trị “Tổng doanh thu”.
- Tất cả các ô hiển thị giá trị “Tổng doanh thu” cho “Ngày” và “Cửa hàng”.
- Chọn tùy chọn thứ ba và nhấp vào OK.
Điều này sẽ áp dụng định dạng có điều kiện cho tất cả các ô cho các trường “Ngày” và “Lưu trữ”. Ngay cả khi bạn thay đổi dữ liệu phụ trợ (thêm nhiều dữ liệu cửa hàng hoặc dữ liệu ngày tháng), thì định dạng có điều kiện sẽ hoạt động.
