Pivot Table là một trong những hàm mạnh nhất – và đáng sợ nhất của Microsoft Excel. Mạnh mẽ vì nó có thể giúp bạn tóm tắt và hiểu các tập dữ liệu lớn. Đe dọa vì bạn không hẳn là một chuyên gia Excel và các Pivot Table luôn có tiếng là phức tạp.

Tin tốt: Học cách tạo Pivot Table trong Excel dễ dàng hơn nhiều so với những gì bạn có thể tin.

Nhưng trước khi chúng tôi hướng dẫn bạn quá trình tạo một bảng, hãy lùi lại một bước và đảm bảo rằng bạn hiểu chính xác Pivot Table là gì và tại sao bạn có thể cần sử dụng Pivot Table.

Pivot Table là gì?

Pivot Table là một bản tóm tắt dữ liệu của bạn, được đóng gói trong một biểu đồ cho phép bạn báo cáo và khám phá các xu hướng dựa trên thông tin của bạn. Bảng tổng hợp đặc biệt hữu ích nếu bạn có các hàng hoặc cột dài chứa các giá trị mà bạn cần để theo dõi tổng và dễ dàng so sánh với nhau.

Nói cách khác, Pivot Table trích xuất ý nghĩa từ mớ hỗn độn các con số dường như vô tận đó trên màn hình của bạn. Và đặc biệt hơn, nó cho phép bạn nhóm dữ liệu của mình theo nhiều cách khác nhau để bạn có thể đưa ra kết luận hữu ích dễ dàng hơn.

Phần “pivot” của Pivot Table bắt nguồn từ thực tế là bạn có thể xoay (hoặc xoay) dữ liệu trong bảng để xem nó từ một góc độ khác. Nói rõ hơn, bạn không thêm vào, bớt đi hoặc thay đổi dữ liệu của mình khi bạn thực hiện xoay vòng. Thay vào đó, bạn chỉ cần tổ chức lại dữ liệu để có thể tiết lộ thông tin hữu ích từ nó.

Pivot Table được sử dụng để làm gì?

Nếu bạn vẫn cảm thấy hơi bối rối về những gì Pivot Table thực sự làm, đừng lo lắng. Đây là một trong những công nghệ dễ hiểu hơn nhiều khi bạn đã thấy nó hoạt động.

Mục đích của Pivot Table là cung cấp các cách thân thiện với người dùng để nhanh chóng tóm tắt một lượng lớn dữ liệu. Chúng có thể được sử dụng để hiểu rõ hơn, hiển thị và phân tích dữ liệu số một cách chi tiết – và có thể giúp xác định và trả lời các câu hỏi không lường trước xung quanh nó.

Dưới đây là bảy tình huống giả định trong đó Pivot Table có thể là một giải pháp:

1. So sánh tổng doanh số của các sản phẩm khác nhau.

Giả sử bạn có một trang tính chứa dữ liệu bán hàng hàng tháng cho ba sản phẩm khác nhau – sản phẩm 1, sản phẩm 2 và sản phẩm 3 – và bạn muốn tìm hiểu xem sản phẩm nào trong ba sản phẩm đã mang lại nhiều tiền nhất. Tất nhiên, bạn có thể xem qua trang tính và thêm số liệu bán hàng tương ứng theo cách thủ công vào tổng số đang chạy mỗi khi sản phẩm 1 xuất hiện. Sau đó, bạn có thể làm tương tự cho sản phẩm 2 và sản phẩm 3 cho đến khi bạn có tổng cho tất cả chúng. Một miếng bánh, phải không?

Bây giờ, hãy tưởng tượng bảng tính doanh số hàng tháng của bạn có hàng nghìn hàng vạn hàng. Việc phân loại chúng theo cách thủ công có thể mất cả đời. Sử dụng Pivot Table, bạn có thể tự động tổng hợp tất cả các số liệu bán hàng cho sản phẩm 1, sản phẩm 2 và sản phẩm 3 – và tính tổng số tiền tương ứng của chúng – trong vòng chưa đầy một phút.

2. Hiển thị doanh số bán sản phẩm dưới dạng phần trăm tổng doanh số bán hàng.

Pivot Table hiển thị tự nhiên tổng của mỗi hàng hoặc cột khi bạn tạo chúng. Nhưng đó không phải là con số duy nhất bạn có thể tự động tạo ra.

Giả sử bạn đã nhập số bán hàng quý cho ba sản phẩm riêng biệt vào một trang tính Excel và chuyển dữ liệu này thành một Pivot Table. Bảng sẽ tự động cung cấp cho bạn ba tổng số ở cuối mỗi cột – đã cộng thêm doanh số bán hàng quý của mỗi sản phẩm. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn muốn tìm tỷ lệ phần trăm doanh số bán sản phẩm này đã đóng góp vào tất cả doanh số bán hàng của công ty, thay vì chỉ tổng doanh số bán hàng của những sản phẩm đó?

Với Pivot Table, bạn có thể định cấu hình mỗi cột để cung cấp cho bạn tỷ lệ phần trăm của cột của cả ba tổng số cột, thay vì chỉ tổng số cột. Ví dụ: nếu ba sản phẩm bán ra đạt tổng doanh thu 200.000 đô la và sản phẩm đầu tiên kiếm được 45.000 đô la, bạn có thể chỉnh sửa bảng tổng hợp để thay vào đó, sản phẩm này đóng góp 22,5% tổng doanh thu của công ty.

Để hiển thị doanh số bán sản phẩm dưới dạng phần trăm tổng doanh số trong Pivot Table, chỉ cần nhấp chuột phải vào ô có tổng doanh số và chọn Hiển thị giá trị dưới dạng>% của Tổng doanh số.

3. Kết hợp dữ liệu trùng lặp.

Trong trường hợp này, bạn vừa hoàn thành thiết kế lại blog và phải cập nhật một loạt các URL. Thật không may, phần mềm báo cáo blog của bạn không xử lý nó tốt lắm và cuối cùng đã tách các chỉ số “lượt xem” cho các bài đăng đơn lẻ giữa hai URL khác nhau. Vì vậy, trong bảng tính của bạn, bạn có hai phiên bản riêng biệt của từng bài đăng trên blog cá nhân. Để có được dữ liệu chính xác, bạn cần kết hợp các tổng số lượt xem cho từng bản sao này.

Đó là nơi mà Pivot Table phát huy tác dụng. Thay vì phải tìm kiếm và kết hợp tất cả các số liệu từ các bài trùng lặp theo cách thủ công, bạn có thể tóm tắt dữ liệu của mình (thông qua bảng tổng hợp) theo tiêu đề bài đăng trên blog và vô tình: số liệu lượt xem từ các bài đăng trùng lặp đó sẽ được tổng hợp tự động.

4. Lấy số lượng nhân viên cho các bộ phận riêng biệt.

Pivot Table rất hữu ích để tự động tính toán những thứ mà bạn không thể dễ dàng tìm thấy trong bảng Excel cơ bản. Một trong những điều đó là đếm các hàng mà tất cả đều có điểm chung.

Ví dụ: nếu bạn có danh sách nhân viên trong trang tính Excel và bên cạnh tên của nhân viên là các phòng ban tương ứng mà họ thuộc về, bạn có thể tạo Pivot Table từ dữ liệu này hiển thị cho bạn tên từng phòng ban và số lượng nhân viên thuộc các phòng ban đó. Bảng tổng hợp giúp bạn loại bỏ hiệu quả nhiệm vụ sắp xếp trang tính Excel theo tên bộ phận và đếm từng hàng theo cách thủ công.

5. Thêm giá trị mặc định vào các ô trống.

Không phải mọi tập dữ liệu bạn nhập vào Excel sẽ điền vào mọi ô. Nếu bạn đang đợi dữ liệu mới đến trước khi nhập nó vào Excel, bạn có thể có nhiều ô trống trông khó hiểu hoặc cần giải thích thêm khi hiển thị dữ liệu này cho người quản lý của bạn. Đó là nơi xuất hiện các Pivot Table.

Bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh Pivot Table để lấp đầy các ô trống bằng giá trị mặc định, chẳng hạn như $ 0 hoặc TBD (để “được xác định”). Đối với các bảng dữ liệu lớn, có thể gắn thẻ các ô này một cách nhanh chóng là một tính năng hữu ích khi nhiều người đang xem xét cùng một trang tính.

Để tự động định dạng các ô trống của Pivot Table, hãy bấm chuột phải vào bảng của bạn và bấm Tùy chọn PivotTable. Trong cửa sổ xuất hiện, hãy chọn hộp có nhãn Empty Cells As và nhập những gì bạn muốn hiển thị khi một ô không có giá trị khác.

Cách tạo Pivot Table

  • Nhập dữ liệu của bạn vào một loạt các hàng và cột.
  • Sắp xếp dữ liệu của bạn theo một thuộc tính cụ thể.
  • Đánh dấu các ô của bạn để tạo Pivot Table.
  • Kéo và thả một trường vào vùng “Nhãn Hàng”.
  • Kéo và thả một trường vào vùng “Giá trị”.
  • Tinh chỉnh các phép tính của bạn.

Bây giờ bạn đã hiểu rõ hơn về những gì Pivot Table có thể được sử dụng, hãy cùng tìm hiểu sâu về cách thực sự tạo một bảng tổng hợp.

Bước 1. Nhập dữ liệu của bạn vào một loạt các hàng và cột.

Mọi Pivot Table trong Excel đều bắt đầu bằng một bảng Excel cơ bản, nơi chứa tất cả dữ liệu của bạn. Để tạo bảng này, chỉ cần nhập các giá trị của bạn vào một tập hợp các hàng và cột cụ thể. Sử dụng hàng trên cùng hoặc cột trên cùng để phân loại các giá trị của bạn theo những gì chúng đại diện.

Ví dụ: để tạo bảng Excel dữ liệu hiệu suất bài đăng trên blog, bạn có thể có một cột liệt kê từng “Trang hàng đầu”, cột liệt kê “Số lần nhấp” của mỗi URL, cột liệt kê “Số lần hiển thị” của mỗi bài đăng, v.v. (Chúng tôi sẽ sử dụng ví dụ đó trong các bước tiếp theo.)

how to create a pivot table step 1: enter your data into a range of rows and columns

Bước 2. Sắp xếp dữ liệu của bạn theo một thuộc tính cụ thể.

Khi bạn có tất cả dữ liệu bạn muốn nhập vào trang tính Excel của mình, bạn sẽ muốn sắp xếp dữ liệu này theo một cách nào đó để dễ quản lý hơn sau khi bạn chuyển nó thành Pivot Table.

Để sắp xếp dữ liệu của bạn, hãy nhấp vào tab Dữ liệu trong thanh điều hướng trên cùng và chọn biểu tượng Sắp xếp bên dưới nó. Trong cửa sổ xuất hiện, bạn có thể chọn sắp xếp dữ liệu của mình theo bất kỳ cột nào bạn muốn và theo bất kỳ thứ tự nào.

Ví dụ: để sắp xếp trang tính Excel của bạn theo “Lượt xem đến ngày”, hãy chọn tiêu đề cột này trong Cột và sau đó chọn bạn muốn sắp xếp các bài đăng của mình từ nhỏ nhất đến lớn nhất hoặc từ lớn nhất đến nhỏ nhất.

Chọn OK ở dưới cùng bên phải của cửa sổ Sắp xếp và bạn sẽ sắp xếp lại thành công từng hàng trong trang tính Excel của mình theo số lượt xem mà mỗi bài đăng trên blog đã nhận được.

how to create a pivot table step 2: sort your data by a specific attribute

Bước 3. Đánh dấu các ô của bạn để tạo Pivot Table.

Khi bạn đã nhập dữ liệu vào trang tính Excel và sắp xếp nó theo ý muốn của mình, hãy đánh dấu các ô bạn muốn tóm tắt trong Pivot Table. Nhấp vào Chèn dọc theo điều hướng trên cùng và chọn biểu tượng PivotTable. Bạn cũng có thể nhấp vào bất kỳ đâu trong trang tính của mình, chọn “PivotTable” và nhập phạm vi ô bạn muốn đưa vào PivotTable theo cách thủ công.

Thao tác này sẽ mở một hộp tùy chọn, ngoài việc đặt phạm vi ô, bạn có thể chọn khởi chạy Pivot Table này trong một trang tính mới hoặc giữ nó trong trang tính hiện có. Nếu bạn mở một trang tính mới, bạn có thể điều hướng đến và đi từ trang tính đó ở cuối sổ làm việc Excel của mình. Sau khi bạn đã chọn, hãy nhấp vào OK.

Ngoài ra, bạn có thể đánh dấu các ô của mình, chọn PivotTable được đề xuất ở bên phải của biểu tượng PivotTable và mở Pivot Table với các đề xuất đặt trước về cách tổ chức từng hàng và cột.

how to create a pivot table step 3: highlight your cells to create your pivot table

Lưu ý: Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Excel cũ hơn, “PivotTables” có thể nằm trong Bảng hoặc Dữ liệu dọc theo điều hướng trên cùng, thay vì “Chèn”. Trong Google Trang tính, bạn có thể tạo Pivot Table từ menu Dữ liệu thả xuống dọc theo điều hướng trên cùng.

Bước 4. Kéo và thả một trường vào vùng “Nhãn Hàng”.

Sau khi bạn hoàn thành Bước 3, Excel sẽ tạo một Pivot Table trống cho bạn. Bước tiếp theo của bạn là kéo và thả một trường – được gắn nhãn theo tên của các cột trong bảng tính của bạn – vào vùng Nhãn Hàng. Điều này sẽ xác định số nhận dạng duy nhất – tiêu đề bài đăng trên blog, tên sản phẩm, v.v. – bảng tổng hợp sẽ tổ chức dữ liệu của bạn theo.

Ví dụ: giả sử bạn muốn tổ chức một loạt dữ liệu blog theo tiêu đề bài đăng. Để làm điều đó, bạn chỉ cần nhấp và kéo trường “Các trang trên cùng” vào khu vực “Nhãn Hàng”.

how to create a pivot table step 4: drag and drop a field into the rows label area

Lưu ý: Pivot Table của bạn có thể trông khác tùy thuộc vào phiên bản Excel bạn đang làm việc. Tuy nhiên, các nguyên tắc chung vẫn được giữ nguyên.

Bước 5. Kéo và thả một trường vào vùng “Giá trị”.

Khi bạn đã thiết lập những gì bạn sẽ sắp xếp dữ liệu của mình, bước tiếp theo của bạn là thêm một số giá trị bằng cách kéo một trường vào vùng Giá trị.

Gắn bó với ví dụ về dữ liệu blog, giả sử bạn muốn tóm tắt lượt xem bài đăng trên blog theo tiêu đề. Để làm điều này, bạn chỉ cần kéo trường “Chế độ xem” vào vùng Giá trị.

how to create a pivot table step 5: drag and drop a field into the values area

Bước 6. Tinh chỉnh các phép tính của bạn.

Tổng của một giá trị cụ thể sẽ được tính theo mặc định, nhưng bạn có thể dễ dàng thay đổi giá trị này thành giá trị trung bình, tối đa hoặc tối thiểu tùy thuộc vào những gì bạn muốn tính toán.

Trên máy Mac, bạn có thể thực hiện việc này bằng cách nhấp vào chữ i nhỏ bên cạnh giá trị trong vùng “Giá trị”, chọn tùy chọn bạn muốn và nhấp vào “OK”. Khi bạn đã lựa chọn xong, Pivot Table của bạn sẽ được cập nhật tương ứng.

Nếu đang sử dụng PC, bạn cần nhấp vào hình tam giác nhỏ lộn ngược bên cạnh giá trị của mình và chọn Cài đặt trường giá trị để truy cập menu.

how to create a pivot table step 6: fine tune your calculations

Khi bạn đã phân loại dữ liệu theo ý muốn của mình, hãy lưu công việc của bạn và sử dụng tùy ý.

Đào sâu hơn với bảng xoay

Bây giờ bạn đã học những kiến thức cơ bản về tạo Pivot Table trong Excel. Với sự hiểu biết này, bạn có thể tìm ra những gì bạn cần từ bảng tổng hợp của mình và tìm ra các giải pháp bạn đang tìm kiếm.

Ví dụ: bạn có thể nhận thấy rằng dữ liệu trong Pivot Table của bạn không được sắp xếp theo cách bạn muốn. Nếu đúng như vậy, chức năng Sắp xếp của Excel có thể giúp bạn. Ngoài ra, bạn có thể cần kết hợp dữ liệu từ một nguồn khác vào báo cáo của mình, trong trường hợp đó, hàm VLOOKUP có thể hữu ích.

Ghi chú của người biên tập: Bài đăng này ban đầu được xuất bản vào tháng 12 năm 2018 và đã được cập nhật để có tính toàn diện.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.