Hiện nay, các công việc liên quan tới máy tính đang ngày một tăng cao, cùng với sự phát triển của những nền tảng kỹ thuật số khiến người dùng cần một nơi để có thể lưu trữ dữ liệu an toàn và tiện lợi. Trong đó, drive google được ứng dụng rất nhiều ở doanh nghiệp hoặc cá nhân. Sau đây, Bài viết sẽ hướng dẫn bạn cách tạo google drive nhóm đơn giản, hiệu quả và nhanh nhất.
Tìm hiểu Drive nhóm
Drive nhóm là gì?
Drive nhóm được coi là một không gian chứa các dữ liệu lưu trữ, tìm kiếm và truy xuất tệp tin đơn giản giữa các bên trên mọi thiết bị, ở bất kì đâu có kết nối mạng. Ngoài ra, các bạn khi tạo drive nhóm có thể chia sẻ hay chỉnh sửa tài liệu trên cùng một tệp tin.
Thêm vào đó, nếu các thành viên khác thoát ra, thì các file vẫn được đặt ở vị trí chính xác để những người còn lại sẽ có thể tìm kiếm thông tin, chia sẻ và hoàn thành công việc.
- Người trong Drive nhóm được chia sẻ quyền sở hữu bất kỳ thư mục hay tệp nào
- Thành viên nào ra khỏi nhóm, tất cả file họ thêm vẫn sẽ ở lại.
- Các bạn có thể share liên kết hoặc lời mời để chia sẻ với người khác.
Chia sẻ tài liệu nhóm trên Google Drive
Bạn có thể làm gì với Drive nhóm?
Khi bạn được cấp quyền sở hữu với google drive thì sẽ có thể chia sẻ, xem tệp hoặc thư mục của những người khác. Ngoài ra, thành viên trong nhóm dễ dàng tìm kiếm, truy cập cũng như khôi phục dữ liệu, thêm thành viên, chỉnh sửa hoặc xóa file.
- Cài đặt nhóm drive
- Tạo nhóm drive
- Thêm người và đặt quyền
- Thay đổi quyền sở hữu
- Xóa thành viên
- Thêm tệp và Folder
- Cộng tác và chia sẻ
Tạo drive nhóm đơn giản
Hướng dẫn các cách tạo Google Drive nhóm
Nếu như các bạn muốn tạo drive nhóm thì trước tiên phải có một tài khoản của bên Google Drive Unlimited, sau đó thì làm theo các bước trong cách tạo google drive nhóm cụ thể như sau:
Bước 1: Trước tiên, đăng nhập vào Google Drive Unlimited, tiếp đó di chuyển đến phần drive nhóm. Chú ý, gmail nếu không có drive nhóm, tức tài khoản của bạn chỉ là bình thường, cần bắt buộc nâng cấp để tạo.
Đăng nhập vào Google Drive Unlimited
Bước 2: Tiếp theo, di chuột phải click vào chọn vào phần drive nhóm mới và bắt đầu tiến hành đặt tên cho phù hợp là đã hoàn tất.
Hướng dẫn cách sử dụng Drive nhóm đúng cách
Sau khi đã tạo drive nhóm thành công, thì việc sử dụng cũng rất đơn giản với các quy trình: thêm mới thành viên vào team, thiết lập lại phân quyền và upload, chia sẻ lại các file đã được tạo.
- Thêm thành viên vào drive nhóm: Nếu bạn muốn kết nạp thêm thành viên mới, thì chỉ cần click chuột vào nhóm đã được tạo, sau đó thêm người và nhập địa chỉ email của họ vào. Tùy vào yêu cầu của công việc mà bạn có thể phân quyền cho thành viên theo người quản lý, người xem,…
Thêm thành viên vào drive nhóm
- Thiết lập lại drive nhóm: Để một drive nhóm được hoạt động suôn sẻ cũng như tránh tình trạng bị share tài liệu ra ngoài, ảnh hưởng đến tính bảo mật của các tài liệu. Bạn click chuột phải nhằm tiến hành cài đặt drive nhóm và sẽ có 3 lựa chọn như sau:
- Chia sẻ tài khoản drive.com ngoài: tức là nếu đồng ý, thì các tài khoản như @edu.com.vn, @gmail.com, @gmail.com, đều có thể nhận file chia sẻ.
- Chia sẻ với người không có trong nhóm: Bạn chú ý, nếu như chấp nhận, thì khi thành viên share link ra ngoài, những người khác (không có trong nhóm) vẫn có thể xem file.
- Tải xuống, in và sao chép: Ở phần này cấm người nhận xét hoặc người xem mà phân quyền trong việc tải xuống, in và sao chép.
- Chia sẻ và upload tệp trên nhóm: việc tải và chia sẻ trên drive nhóm cũng giống gmail thông thường. Nhưng google không cho phép chia sẻ thư mục mà chỉ có thể chia sẻ file để hạn chế lạm dụng các tính năng drive nhóm.
Sử dụng drive nhóm đúng cách
Một số câu hỏi liên quan đến cách tạo Drive nhóm
Các bạn khi đã biết cách tạo drive nhóm thì sẽ có một vài thắc mắc liên quan đến công cụ này, nhằm phục vụ cho nhu cầu làm việc luôn thuận lợi, suôn sẻ và được bảo mật cũng như an toàn tối đa.
Có nên sử dụng Bộ nhớ dùng chung hay không?
Chúng ta trong quá trình công tác có thể làm việc chung với một nhóm hoặc cộng tác với số lượng người lớn. Các bạn được thêm vào làm thành viên và cấp quyền truy cập vào nhóm drive, hưởng nhiều lợi ích khác nhau. Tuy nhiên, bạn cần phải hiểu vài vấn đề trước khi sử dụng bộ nhớ dùng chung như sau:
- Thứ nhất: Nếu admin thêm bạn vào drive nhóm, sau này nếu out team thì các thành viên khác vẫn thấy được dữ liệu trước đó của bạn.
- Thứ 2: Nếu admin out khỏi nhóm và giao lại quyền quản lý cho bạn, thì google sẽ bắt đầu tiến hành quét bộ nhớ dùng chung, nếu phát hiện drive team nào không phải do admin tạo ra, thì sẽ cho mất trong thời gian rất ngắn, từ đó sẽ mất toàn bộ dữ liệu và bắt buộc phải làm lại. Vì vậy, hãy lựa chọn cho mình phương án chính xác nhé.
Cân nhắc khi dùng bộ nhớ chung
Cảnh báo về việc nâng cấp Gmail 15GB lên thành Google Drive Unlimited?
Ngày nay, các hội nhóm Fanpage chạy quảng cáo có thể nâng cấp gmail của bạn lên thành Google Drive Unlimited và bán với giá rẻ chỉ từ 100.000 – 250.000, xuất hiện ngày càng nhiều. Mục tiêu thường nhắm tới là những doanh nghiệp hoặc cá nhân kinh doanh.
Tuy nhiên, các bạn nên nhớ đây thực ra chỉ là dạng thêm bộ nhớ dùng chung (drive team) để cùng sử dụng Google Drive Unlimited, có nghĩa chia sẻ lại một vùng để lưu trữ không giới hạn kiểu share thư mục, chứ không phải nâng cấp 15GB dung lượng lên không giới hạn (Unlimited) đâu nhé.
Sự khác nhau giữa tài khoản Google Drive Unlimited với nâng cấp gmail 15GB => Unlimited?
Tài khoản Google Drive Unlimited được tạo mới 100% không giới hạn dung lượng ngay từ đầu và lúc tạo ra sẽ có dạng như user@domain.com (user bạn phải tiến hành đặt lại tên). Công cụ sẽ hoạt động như một gmail thông thường, người dùng chỉ cần vào thẳng google.com để đăng nhập là xong.
- Bạn sẽ là người quản lý duy nhất của các bộ nhớ dùng chung được tạo ra
- Bạn sẽ có thể phân quyền cho các thành viên khác chứ không phải dạng được thêm vào team drive từ một tài khoản khác
- Tạo được tối đa là 599 Teamdrive khi tạo một tài khoản Google Drive Unlimited, đầy đủ dung lượng để làm việc.
Sử dụng Google Drive Unlimited không giới hạn
Tham khảo thêm video cách tạo Drive nhóm
Dưới đây là video mô tả cách tạo drive nhóm chi tiết
Trên đây, bài viết đã chia sẻ cho các bạn về cách tạo google drive nhóm đơn giản và dễ hiểu. Qua đó, anh em có thể hoàn thành công việc của mình một cách suôn sẻ cùng với team của mình.
